مكتب إدارة المشاريع:
يعرف مكتب ادارة المشاريع بأنه كيان داخل العمادة يتم توجيه كل ما يتعلق بعمل مشاريع وبرامج العمادة وادارتها ضمن صلاحياته، ووظيفته تحسين اداء ونتائج ادارة المشاريع،
ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق مشاريع بحيث يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة والمختلفة على أنها محفظة (Portfolio) مشاريع تدار بشكل تكاملي ،
وفق معهد (Project Management Institute-PMI) .يأخذ مكتب إدارة المشاريع بعمادة تقنية المعلومات نموذج الداعم والمتحكم وفقا للتفصيل التالي:
-داعماً: سيكون المكتب داعما بالاستشارات والتدريب وتوفير النماذج والقوالب ومرافقة مدراء المشاريع في المشاريع الداخلية أيضا.
-متحكماً: سيكون المكتب متحكما في المشاريع الخارجية وذلك لضمان جودة مخرجات المشاريع وحسن تنفيذ وتطبيق المنهجيات التي تم إعدادها خلال مرحلة التأسيس
وكذلك خلال مرحلة الدعم والتدريب.
وحدة ادارة المشاريع:
تتولى وحدة إدارة المشاريع القيام بالمهام التالية:
* الإشراف على إنجاز مشاريع عمادة تقنية المعلومات: من المبادرة إلى الإغلاق ويشمل ذلك:
• متابعة المشاريع الداخلية والخارجية لتقنية المعلومات: وذلك للتأكد من مطابقتها للخطط التي تم إعدادها.
• متابعة إدارة المشاريع: يقوم مكتب إدارة المشاريع بمتابعة مدراء المشاريع مع متابعة مؤشرات أداء المشاريع على نظام إدارة المشاريع والتأكد من أن مدراء المشاريع
قاموا بتحديث ورفع جميع المعلومات الخاصة بالمشاريع الجارية وفقا للخطط المعدة.
* إدارة الأولويات بين المشاريع: وذلك بتقديم المشاريع ذات الأولوية الأعلى والتي تخدم أكثر أهداف العمادة والجامعة بما يمكّن من استعمال موارد العمادة حسب الأولويات المحددة.
* التنسيق بين المشاريع: قد يقوم مكتب إدارة المشاريع بتولي مهام التنسيق بين جميع أو بعض مشاريع العمادة مع جهات أخرى.
* إعداد منهجية إدارة المشاريع: وذلك بتحديد إجراءات إدارة المشاريع من الفكرة إلى الإنجاز والتسليم وذلك بتحديد كيفية الموافقة على المشاريع، إطلاق أو البدء بالمشاريع، التخطيط للمشاريع،
إدارة ومراقبة المشاريع، إدخال البيانات من قبل مديري المشاريع وإدخال ساعات العمل من قبل فريق المشروع.
* دعم وتدريب مدراء المشاريع: وذلك عبر تدريبهم على استعمال المنهجية المعدة من قبل المكتب وكذلك تدريبهم على استخدام نظام إدارة المشاريع.
* إعداد التقارير للإدارة العليا: وذلك بجمع التقارير الواردة من مختلف المشاريع والبرامج، مقارنتها وتلخيصها ومن ثم إعداد تقرير عنها إلى الإدارة لمراجعتها.
* جمع وأرشفة ومشاركة الدروس المستفادة: يقوم مكتب إدارة المشاريع بالحرص على جمع وأرشفة الدروس المستفادة من المشاريع المنجزة مع تغذية قاعدة الدروس المستفادة
ومشاركتها مع جميع مدراء المشاريع الأخرى.
* قاعدة البيانات التاريخية: يجب على مكتب إدارة المشاريع تحمل مسؤولية قواعد البيانات التاريخية وسجلات المشاريع إضافة إلى مقاييس ونتائج أداء المشاريع.
* الدعم والتدريب: إن مكتب إدارة المشاريع قد يصبح مسؤولاً عن تدريب وتطوير موظفي عمادة تقنية المعلومات في إدارة المشاريع.
* حفظ وثائق المشروع بملفات مع التصنيف والترتيب.
* متابعة وأرشفة عروض وعقود المقاولين ودراسة العروض.
* الاشتراك في لجنة تسليم الموقع للمقاول في الموعد المحدد وإعداد محضر على النموذج المعد لذلك.
* معرفة جهاز المقاول الفني والتأكد من مؤهلاته العلمية وخبراته العملية قبل اعتماده.
* متابعة إعداد البرنامج الزمني للتنفيذ من المقاول لدراسته وإبداء أية ملاحظات عليه.
* دراسة الخطط التنفيذية والتفصيلية لأجزاء المشروع المختلفة وإبداء الملاحظات عليها واقتراح التعديلات المناسبة عليها واعتمادها.
* التخطيط والإشراف العام ووضع البرامج والسياسات لتفادي أي تأخير في إنجاز المشروع.
* الإشراف على تنفيذ المشروع في مراحله المختلفة طبقاً للشروط والمواصفات والمخططات التنفيذية.
* مراقبة أعمال المقاول والحرص على مطابقتها للشروط والمواصفات.
وحدة إدارة الخدمات:
تقوم الوحدة بتصميم وتطوير العمليات (Processes) وتضمن وضعها قيد الاستخدام وتتولى مسؤولية تحسينها .
كما تمثل مركزاً للتميز الرقمي داخل الجامعة والوحدة مسؤولة عن تحسين جودة وفعالية وكفاءة الخدمات المقدمة للعملاء والمستخدمين حيث تلعب إدارة الخدمات دوراً مهماً
في تخطيط وتحسين جودة مخرجات خدمات تقنية المعلومات من خلال تطبيق أفضل ممارسات إدارة الخدمات (ITIL) ، وتشمل مهامها متابعة وإدارة دليل الخدمات مع إدارة الخدمات
التحسين المستمر عليه والتواصل المستمر مع مكتب البنية المؤسسية وتتمثل المهام الأساسية للوحدة فيما يلي:
* قياس ومراقبة دورة حياة الخدمة وإمكانية أتمتتها بشكل كامل أو الارتقاء بمستوى نضجها.
* استخدام أفضل الأساليب لتنفيذ ومراقبة عمليات إدارة الخدمة.
* تحسين عملية صنع القرار من خلال متابعة اداء الخدمات وتحديد الأولويات.
* تقليل المخاطر ووضع أولويات الخدمات على أساس الخدمات الحرجة أو الأكثر طلباً.
* تحسين توافر الخدمات وتعظيم الفوائد.
* زيادة رضا العملاء والمستخدمين عن خدمات تقنية المعلومات.
* تقليل الوقت المطلوب لتطوير الخدمات الجديدة أو التحسين على الخدمات القائمة.